Membres
Découvrez quand les collaborateurs inscrits peuvent accéder à elba, quels canaux de notification sont disponibles et comment les rappels sont contrôlés.
Utilisateurs synchronisés et membres inscrits
La connexion d'un fournisseur d'identité synchronise les dossiers des collaborateurs dans elba. Cette synchronisation seule n'inscrit pas automatiquement chaque collaborateur à l'expérience membre.
Un membre inscrit peut accéder au portail des membres et recevoir les actions de sécurité prises en charge qui lui sont destinées. Ouvrez Paramètres → Équipe → Utilisateurs pour vérifier si chaque personne a le statut Inscrit ou Non inscrit. Consultez la page Gestion des utilisateurs pour connaître la procédure d'inscription.
Quand les membres sont-ils contactés ?
elba contacte un membre inscrit lorsqu'une tâche pertinente ou une invitation doit lui être transmise. Selon les modules et les playbooks de votre organisation, il peut s'agir des éléments suivants :
- Une invitation à rejoindre l'expérience membre
- Une formation à la sensibilisation à la sécurité qui lui a été attribuée
- Un problème de sécurité nécessitant une action de sa part
- Un rappel concernant une tâche en attente
- Un rappel d'inscription à l'extension de navigateur
En l'absence d'action disponible, l'inscription seule ne génère aucune notification.
La fréquence des rappels est contrôlée par les préférences de communication de votre organisation. Les fréquences disponibles pour les collaborateurs sont : deux fois par semaine, une fois par semaine, toutes les deux semaines ou une fois par mois. Les jours de rappel ne sont pas fixes : elba planifie la diffusion selon la fréquence choisie et les horaires de travail configurés pour l'organisation.
Canaux de notification
Votre organisation peut utiliser :
- L'e-mail
- Slack
- Microsoft Teams
- Google Chat
Slack, Microsoft Teams et Google Chat doivent être connectés avant de pouvoir être sélectionnés. Lorsqu'elba ne parvient pas à associer un membre au compte correspondant dans l'intégration de messagerie choisie, le message est envoyé par e-mail.
Lorsque les préférences de canal individuelles sont activées, un administrateur peut définir le canal d'un membre depuis Paramètres → Équipe → Utilisateurs. Le membre peut quant à lui choisir parmi les canaux disponibles depuis son menu utilisateur. Le canal par défaut de l'organisation s'applique si aucune préférence personnelle n'est définie.
Configurez le canal par défaut, l'invitation, la fréquence des rappels et l'escalade au responsable dans les Préférences de communication. Pour connaître la procédure complète, consultez la page Sam.
Envoyer manuellement un rappel d'invitation
Depuis Paramètres → Équipe → Utilisateurs :
- Recherchez un membre inscrit qui n'a pas encore rejoint le portail des membres.
- Ouvrez les actions de sa ligne.
- Sélectionnez Envoyer un rappel.
Cette action envoie un rappel d'invitation par e-mail. Elle est uniquement disponible lorsque l'expérience membre est active pour l'organisation.
Les rappels de formation sont gérés depuis les rapports de formation ou le Classement de sécurité et suivent la logique de diffusion prise en charge pour ce workflow.
Vérifier le statut d'un membre
Le tableau Utilisateurs distingue les états suivants :
- Non inscrit : l'utilisateur est synchronisé, mais n'est pas inscrit à l'expérience membre
- En attente d'activation du module : l'utilisateur est inscrit, mais l'organisation ne dispose pas encore d'un module ou d'une action destiné aux membres
- Aucune activité : l'utilisateur est inscrit et peut accéder à l'expérience membre, mais aucune connexion n'a été enregistrée
- Une date d'arrivée : le membre s'est connecté
Résolution des problèmes
Un membre reçoit un e-mail au lieu d'un message instantané
Vérifiez que l'intégration de messagerie est connectée et opérationnelle, et que l'adresse e-mail du collaborateur correspond à un compte actif dans cet espace de messagerie.
Un membre ne reçoit aucune invitation
Vérifiez que le collaborateur est inscrit, que les préférences de communication sont enregistrées et qu'au moins une action destinée aux membres est disponible.
Un membre ne doit plus recevoir d'actions
Désinscrivez le collaborateur depuis Paramètres → Équipe → Utilisateurs. Si l'inscription est contrôlée par des groupes, vérifiez également son appartenance aux groupes inscrits.
Administrateurs
Comprenez les accès administrateur, gérez les rôles d'administrateur et de propriétaire, et découvrez comment les communications administratives sont transmises.
Langues
Découvrez les langues prises en charge par chaque portail elba, la manière dont les préférences initiales sont importées et comment les utilisateurs peuvent changer de langue.