Sam

Présentation

Sam intègre l'expérience employé d'elba aux outils de communication que votre équipe utilise déjà. Il peut inviter les employés à rejoindre elba, les guider vers leurs actions de sécurité en attente, leur envoyer des rappels lorsqu'il reste des tâches à effectuer et informer les managers des formations en retard.

Sam peut communiquer par :

• Email
• Slack
• Microsoft Teams
• Google Chat

Slack, Microsoft Teams ou Google Chat doit être connecté à elba pour pouvoir être sélectionné. Si elba ne parvient pas à associer un employé à un compte dans le canal sélectionné, les notifications sont envoyées par email.

Configurer les préférences de communication

Ouvrez Préférences de communication dans le portail d'administration elba et suivez les étapes ci-dessous.

1. Choisir le canal par défaut

Sélectionnez le canal qu'elba doit utiliser par défaut pour l'expérience des employés.

• Choisissez Email pour informer les employés par email et les rediriger vers le portail membre.
• Choisissez Slack, Microsoft Teams ou Google Chat pour proposer l'expérience dans cette application.
• Si l'intégration n'est pas connectée, utilisez l'invite affichée dans elba pour la connecter avant de continuer.

Si la sélection du canal est disponible dans votre espace de travail, les employés peuvent choisir un autre canal connecté depuis leur portail membre.

2. Configurer l'invitation

Choisissez quand un employé doit recevoir son invitation après son inscription. Les invitations sont envoyées lorsqu'une action est disponible pour l'employé, par exemple une formation ou une alerte de sécurité.

Vous pouvez présenter l'invitation comme provenant de :

• Sam – elba
• La personne responsable de la sécurité dans votre organisation

Vérifiez l'aperçu du message avant de continuer afin que l'expéditeur et la formulation correspondent à l'expérience que vous souhaitez proposer aux employés.

3. Définir la fréquence des rappels

Choisissez la fréquence à laquelle elba doit rappeler leurs actions en attente aux employés :

• Deux fois par semaine
• Toutes les semaines
• Toutes les deux semaines
• Tous les mois

Les rappels sont envoyés uniquement lorsqu'il reste des tâches à effectuer et que l'employé n'a pas agi récemment. Les employés à jour ne reçoivent pas de rappel.

4. Configurer les notifications aux managers

elba détecte les relations hiérarchiques à partir de votre fournisseur d'identité. Les managers disposent dans le portail membre d'une vue dédiée à leurs collaborateurs directs et peuvent envoyer des rappels si nécessaire.

Choisissez si les mises à jour destinées aux managers doivent être envoyées toutes les semaines, toutes les deux semaines, tous les mois ou jamais.

5. Vérifier et enregistrer

Vérifiez le récapitulatif, puis enregistrez la configuration. Les nouveaux paramètres s'appliquent aux employés inscrits, sans modifier leur historique existant.

Ce que Sam peut aider les employés à accomplir

Selon les modules et les playbooks activés pour votre organisation, Sam peut guider les employés dans les tâches suivantes :

• Invitation et prise en main de l'expérience membre elba
• Formations de sensibilisation à la sécurité attribuées
• Alertes de sécurité nécessitant une action de la part de l'employé
• Rappels d'inscription à l'extension de navigateur

Sam communique lorsqu'une tâche pertinente doit être accomplie. L'inscription d'un employé ne génère pas à elle seule de message si aucune action n'est disponible.

Résolution des problèmes

Un employé reçoit un email au lieu d'un message instantané

Vérifiez que l'employé dispose d'un compte actif dans l'outil de communication sélectionné et que son adresse email correspond à celle de sa fiche dans elba. L'email est utilisé comme canal de secours lorsqu'aucun compte correspondant n'est trouvé.

Un employé ne reçoit ni invitation ni rappel

Vérifiez que :

1. L'employé est inscrit dans elba.
2. L'employé a une action en attente.
3. Les Préférences de communication ont été enregistrées.
4. L'intégration sélectionnée est connectée.

Un manager ne voit pas l'un de ses collaborateurs directs

Les relations hiérarchiques proviennent de votre fournisseur d'identité. Vérifiez la relation concernée dans celui-ci, puis laissez la source connectée se synchroniser avec elba.