Sam

Présentation

Sam intègre l'expérience employé d'elba aux outils de communication que votre équipe utilise déjà. Il peut inviter les employés à rejoindre elba, les guider vers leurs actions de sécurité en attente, leur envoyer des rappels lorsqu'il reste des tâches à effectuer et informer les managers des formations en retard.

Sam peut communiquer par :

• Email
• Slack
• Microsoft Teams
• Google Chat

Slack, Microsoft Teams ou Google Chat doit être connecté à elba pour pouvoir être utilisé. Votre organisation définit un canal par défaut, et chaque employé peut choisir le sien. Si elba ne parvient pas à joindre un employé sur ces canaux, il utilise l'email.

Configurer les préférences de communication

Ouvrez Préférences de communication (Paramètres → Communications) dans le portail d'administration elba et suivez les étapes ci-dessous.

1. Choisir le canal par défaut

À l'étape Contact, sélectionnez le Canal de communication par défaut. elba l'utilise pour tous les employés qui n'ont pas choisi leur propre canal.

• Choisissez Email pour informer les employés par email et les rediriger vers le portail membre.
• Choisissez Slack, Teams ou Google Chat pour proposer l'expérience dans cette application.
• Si l'intégration n'est pas connectée, utilisez l'invite affichée dans elba pour la connecter avant de continuer.

Les employés peuvent choisir un autre canal connecté depuis le portail membre, et les administrateurs peuvent le définir pour eux. Consultez Laisser chaque employé choisir son canal.

2. Configurer l'invitation

Choisissez quand un employé doit recevoir son invitation après son inscription. Les invitations sont envoyées lorsqu'une action est disponible pour l'employé, par exemple une formation ou une alerte de sécurité.

Vous pouvez présenter l'invitation comme provenant de :

• Sam – elba
• La personne responsable de la sécurité dans votre organisation

Vérifiez l'aperçu du message avant de continuer afin que l'expéditeur et la formulation correspondent à l'expérience que vous souhaitez proposer aux employés.

3. Définir la fréquence des rappels

Choisissez la fréquence à laquelle elba doit rappeler leurs actions en attente aux employés :

• Deux fois par semaine
• Toutes les semaines
• Toutes les deux semaines
• Tous les mois

Les rappels sont envoyés uniquement lorsqu'il reste des tâches à effectuer et que l'employé n'a pas agi récemment. Les employés à jour ne reçoivent pas de rappel.

Lorsqu'un message porte sur une formation, il indique son échéance : la date avant laquelle elle est à faire, ou était à faire une fois l'échéance passée. Cela vaut pour une formation nouvellement attribuée, pour les rappels dans la messagerie et par email, et pour la première invitation. La date est un jour du calendrier dans le fuseau horaire de votre organisation. La fréquence ci-dessus ne dépend pas de cette date.

4. Configurer les notifications aux managers

elba détecte les relations hiérarchiques à partir de votre fournisseur d'identité. Les managers voient leurs collaborateurs directs dans le portail membre. Votre équipe → Formations en retard ajoute une liste dédiée aux formations ; un propriétaire ou administrateur peut explicitement étendre cette liste et ses rappels manuels aux collaborateurs indirects de chaque manager. Consultez Suivre les formations en retard en tant que manager pour le réglage, le périmètre et la vérification des destinataires.

Les rappels manuels de formation envoyés par un manager suivent la même limite de 24 heures par personne que ceux envoyés par un administrateur. Le résultat distingue les personnes mises en file d'attente pour l'envoi de celles écartées après une demande récente. Consultez Envoyer manuellement une formation ou des rappels.

Choisissez si les mises à jour destinées aux managers doivent être envoyées toutes les semaines, toutes les deux semaines, tous les mois ou jamais. Ces mises à jour automatiques conservent leurs collaborateurs directs ; autoriser le suivi des formations des collaborateurs indirects ne modifie ni leur périmètre ni leur fréquence.

5. Vérifier et enregistrer

Vérifiez le récapitulatif, puis enregistrez la configuration. Les nouveaux paramètres s'appliquent aux employés inscrits, sans modifier leur historique existant.

Laisser chaque employé choisir son canal

Chaque employé peut recevoir les messages d'elba sur son propre canal plutôt que sur le canal par défaut de l'organisation. Les employés le choisissent dans le portail membre, et les administrateurs peuvent le définir pour eux.

Canal utilisé par elba

Pour les messages de Sam, comme les invitations, les rappels, les formations attribuées et les alertes de sécurité, elba essaie dans l'ordre :

1. Le canal choisi par l'employé, s'il en a choisi un.
2. Le canal par défaut de l'organisation défini dans les Préférences de communication.
3. L'email, lorsqu'elba ne parvient pas à joindre l'employé sur ces canaux, par exemple parce qu'il n'a pas de compte correspondant dans l'application.

Si votre organisation n'a pas enregistré de canal par défaut, les employés qui n'ont pas choisi leur propre canal ne reçoivent aucun message automatique, et leur canal s'affiche comme Par défaut (non configuré). Les rappels planifiés ne commencent qu'une fois les Préférences de communication enregistrées.

Lorsqu'un administrateur envoie manuellement une formation, le canal sélectionné dans Envoyer via remplace le canal par défaut de l'organisation pour cet envoi. Consultez Envoyer manuellement une formation ou des rappels.

Choisir un canal depuis le portail membre

1. Ouvrez le menu utilisateur depuis la barre de navigation du portail membre.
2. Sélectionnez Préférences de communication.
3. Choisissez Par défaut suivi du canal de l'organisation, par exemple Par défaut (Slack), pour suivre le canal par défaut. Sinon, choisissez Email ou une application connectée : Slack, Teams ou Google Chat.
4. Sélectionnez Enregistrer.

Préférences de communication apparaît lorsque votre organisation a connecté Slack, Microsoft Teams ou Google Chat. Si l'application choisie par un employé est ensuite déconnectée, elle reste visible mais ne peut plus être sélectionnée, afin qu'il puisse passer à un autre canal.

Définir le canal des employés

Les propriétaires et administrateurs de l'organisation peuvent consulter et modifier le canal de chaque personne dans Paramètres → Équipe → Utilisateurs. Utilisez la colonne Canal de notification pour une personne, le filtre Préférence de communication pour retrouver les personnes par canal, et Définir le canal de communication dans la barre d'actions groupées pour plusieurs personnes. Consultez Gérer les canaux de notification.

Ce que Sam peut aider les employés à accomplir

Selon les modules et les playbooks activés pour votre organisation, Sam peut guider les employés dans les tâches suivantes :

• Invitation et prise en main de l'expérience membre elba
• Formations de sensibilisation à la sécurité attribuées
• Alertes de sécurité nécessitant une action de la part de l'employé
• Rappels d'inscription à l'extension de navigateur

Sam communique lorsqu'une tâche pertinente doit être accomplie. L'inscription d'un employé ne génère pas à elle seule de message si aucune action n'est disponible.

Résolution des problèmes

Un employé reçoit un email au lieu d'un message instantané

Vérifiez le Canal de notification de l'employé dans Paramètres → Équipe → Utilisateurs. Vérifiez ensuite que l'employé dispose d'un compte actif dans cet outil de communication et que son adresse email correspond à celle de sa fiche dans elba. L'email est utilisé comme canal de secours lorsqu'elba ne parvient pas à joindre l'employé sur son propre canal ni sur le canal par défaut de l'organisation.

Un employé ne trouve pas les Préférences de communication

L'élément Préférences de communication n'apparaît dans le portail membre que lorsque Slack, Microsoft Teams ou Google Chat est connecté à elba. Sans application de messagerie connectée, les employés sont contactés par email.

Un employé ne reçoit ni invitation ni rappel

Vérifiez que :

1. L'employé est inscrit dans elba.
2. L'employé a une action en attente.
3. Les Préférences de communication ont été enregistrées.
4. L'intégration sélectionnée est connectée.

Un manager ne voit pas l'un de ses collaborateurs directs

Les relations hiérarchiques proviennent de votre fournisseur d'identité. Vérifiez la relation concernée dans celui-ci, puis laissez la source connectée se synchroniser avec elba.