Connecter Workday Learning
Publiez dans Workday Learning les cours, inscriptions, progressions, achèvements et scores aux quiz des formations Elba.
Workday Learning relie un programme de formation Elba à l'environnement de formation que les employés utilisent déjà dans Workday. Elba reste la source de référence pour les attributions et les résultats, tandis que Workday fournit un point d'entrée vers les cours et une copie du suivi de formation.
Pilote limité
La carte Workday Learning est disponible uniquement pour les organisations activées par Elba. Effectuez la configuration et la validation de bout en bout dans votre environnement sandbox ou d'implémentation Workday avec Elba avant d'activer la connexion pour les apprenants en production.
Intégration dans le produit
Un propriétaire ou un administrateur de l'organisation Elba gère la connexion dans Paramètres → Intégrations → Workday Learning.
| Dans Elba | Dans Workday Learning |
|---|---|
| Une formation disponible attribuée à un employé éligible et associé | Un cours numérique comprenant une leçon externe obligatoire |
| Une attribution à un employé associé | Une inscription pour le collaborateur Workday correspondant |
| L'employé ouvre la leçon Workday | La formation correspondante s'ouvre dans l'expérience Elba habituelle |
| L'employé commence ou termine la formation | Les résultats de progression et d'achèvement configurés sont mis à jour |
| L'employé termine un quiz, si cette option est active | Le score disponible est inclus dans les résultats de la formation terminée |
Elba associe un employé actif et inscrit à un collaborateur Workday grâce à une adresse e-mail professionnelle principale normalisée et unique. Si l'employé n'est pas connecté lorsqu'il ouvre la leçon externe, il suit le processus de connexion Elba habituel, puis revient à la formation.
Le contenu des formations et leurs résultats circulent d'Elba vers Workday. Elba lit les identités des collaborateurs et les suivis de formation Workday existants uniquement pour associer les employés et vérifier les enregistrements qu'elle gère. L'intégration n'importe pas dans Elba les cours, attributions ou résultats créés dans Workday. La suppression d'une attribution dans Elba ou la déconnexion de l'intégration ne retire pas une inscription et ne supprime aucun cours ni suivi de formation dans Workday.
Avant de vous connecter
Demandez à un administrateur Workday de préparer un utilisateur système d'intégration dédié et un API Client for Integrations disposant d'un jeton d'actualisation. Sélectionnez les champs d'application OAuth Staffing et Learning Core.
Accordez à l'utilisateur système d'intégration uniquement les accès nécessaires pour :
- lire les collaborateurs et leurs adresses e-mail professionnelles principales publiques ;
- lire le contenu de formation et les leçons des cours ;
- lancer le processus métier Manage Course ;
- lancer le processus métier Enroll in Content ;
- lire et mettre à jour les suivis de formation et de leçon.
Configurez les événements Manage Course et Enroll in Content lancés par l'utilisateur système d'intégration afin qu'ils se terminent automatiquement, sans étape d'approbation ou de vérification. Elba ne peut pas poursuivre la synchronisation en toute sécurité si l'un de ces processus reste en attente.
Préparez les ID Workday correspondant à :
- un sujet de formation dédié aux cours gérés par Elba ;
- un statut de disponibilité correspondant à un cours disponible ;
- un type de leçon externe ;
- un statut de leçon terminée ;
- éventuellement, un statut de leçon en cours.
Le sujet, les catalogues, la disponibilité et les règles de sécurité des apprenants doivent rendre les cours visibles pour les employés concernés. Chaque employé doit disposer d'une seule adresse e-mail professionnelle principale publique et unique, identique à son adresse Elba.
Délimiter les pilotes sandbox et de production
L'intégration ne propose aucun sélecteur d'utilisateurs ou d'attributions côté Elba. L'enregistrement de la première connexion met normalement en file d'attente une synchronisation complète de chaque attribution active éligible dont l'employé Elba inscrit correspond à un collaborateur Workday visible par l'utilisateur système d'intégration.
- Pour la validation dans l'environnement sandbox, utilisez une organisation Elba de test dédiée, connectée à l'environnement sandbox ou d'implémentation Workday.
- Ne connectez pas une organisation Elba de production à un environnement sandbox. Le nom d'hôte et le nom de l'environnement sont verrouillés après la première connexion et ne peuvent plus être modifiés dans le produit.
- Avant de connecter l'organisation de production, vérifiez avec Elba et votre administrateur Workday que seule la population approuvée pour le pilote est éligible et visible par l'utilisateur système d'intégration. Contrôlez les attributions Elba actives susceptibles d'être publiées.
La première connexion en production peut créer immédiatement plusieurs cours et inscriptions Workday. Ne sélectionnez pas Connecter Workday Learning avant l'approbation de ce périmètre.
Connecter Workday Learning
- Dans le portail d'administration Elba, ouvrez Paramètres → Intégrations → Workday Learning.
- Saisissez les ID du sujet de formation, du statut de disponibilité, du type de leçon externe et du statut Terminé.
- Saisissez l'ID du statut En cours si Workday doit recevoir un suivi de progression lorsqu'un employé commence une formation.
- Sélectionnez Connecter Workday Learning. Une fenêtre de connexion sécurisée s'ouvre pour les identifiants Workday.
- Dans cette fenêtre, saisissez le Domaine du jeton, c'est-à-dire le nom d'hôte Workday
traditionnel sans
https://ni chemin, puis le Nom de l'environnement, l'ID client, le Secret client et le Jeton d'actualisation du client API Workday dédié. - Terminez la connexion et revenez dans Elba.
Avant d'enregistrer la connexion, Elba vérifie que les identifiants permettent d'accéder aux données Workday Staffing et Learning nécessaires. La première synchronisation dans l'environnement sandbox confirme les autorisations d'écriture et les ID de référence avec des données de test.
Valider la première synchronisation
Dans l'organisation Elba de test dédiée, attribuez une formation à un employé de test dont l'adresse e-mail est unique dans Elba et l'environnement sandbox Workday. Vérifiez ensuite que :
- Workday contient un seul cours numérique dans le sujet configuré, avec la disponibilité attendue et une leçon externe.
- Le collaborateur correspondant est inscrit et les deux processus métier Workday se terminent automatiquement.
- L'ouverture de la leçon externe lance la formation Elba attendue.
- Le démarrage de la formation met Workday à jour lorsqu'un statut En cours a été configuré.
- La fin de la formation met à jour le statut Terminé et la date d'achèvement, ainsi que le score au quiz lorsqu'il existe.
- Une nouvelle synchronisation met à jour les enregistrements existants sans créer de doublons.
Dans le panneau de l'intégration connectée, vérifiez les champs Collaborateurs Workday associés et Utilisateurs Elba non associés. Corrigez chaque employé non associé inattendu avant d'élargir le public du pilote.
Ne pas modifier les cours gérés par Elba dans Workday
Modifiez la formation source dans Elba
Les mises à jour d'un cours Workday remplacent l'ensemble des champs et des leçons pris en charge par l'API. Dans Workday, n'ajoutez pas et ne modifiez pas manuellement les leçons, les langues, les catégories de sécurité, les contacts, la durée ou d'autres valeurs gérées par l'API d'un cours appartenant à Elba. Une synchronisation ultérieure peut remplacer ou supprimer ces modifications.
Synchronisation continue
Elba demande des mises à jour ciblées lorsque les attributions ou la progression changent et effectue une synchronisation quotidienne afin de corriger les événements manqués et d'actualiser les associations d'employés. Un administrateur peut également sélectionner Synchroniser maintenant dans le panneau de l'intégration.
La synchronisation complète manuelle est soumise à un délai de sécurité de 15 minutes. Si la configuration est enregistrée pendant ce délai, Elba l'enregistre et la valide, mais peut reporter la synchronisation jusqu'à la prochaine demande autorisée ou à la synchronisation quotidienne. Dernière synchronisation demandée indique l'heure de la demande et ne confirme pas que toutes les opérations Workday sont terminées.
Le pilote prend en charge jusqu'à 10 000 utilisateurs Elba actifs, attributions, correspondances conservées et collaborateurs Workday accessibles. Elba interrompt la synchronisation et signale une erreur si une limite de sécurité du pilote est dépassée.
Mettre à jour ou déconnecter l'intégration
Utilisez Mettre à jour les paramètres pour modifier les ID de référence Learning. Pour renouveler ou remplacer les identifiants Workday, sélectionnez Reconnecter Workday Learning, puis saisissez les nouvelles valeurs dans la fenêtre de connexion sécurisée. Le nom d'hôte et le nom de l'environnement sont verrouillés dès la création de la connexion, car les ID Workday conservés appartiennent à cet environnement. Reconnectez le même environnement ; la déconnexion ne le déverrouille pas. Elba valide la connexion de remplacement et l'accès en lecture à Workday avant de l'activer. Si cette validation échoue, la connexion existante reste active.
La déconnexion :
- interrompt les nouvelles demandes de synchronisation Workday ;
- supprime l'accès d'Elba à Workday ;
- laisse les cours, inscriptions et suivis de formation Workday existants inchangés ;
- conserve l'historique local des correspondances pour éviter les doublons après une reconnexion.
Par mesure de défense supplémentaire, supprimez ou régénérez également le jeton d'actualisation de l'intégration, ou désactivez son client API, dans Workday après l'avoir déconnectée dans Elba.
Si la connexion signale une erreur ou répertorie des enregistrements à vérifier, consultez Résoudre les problèmes de synchronisation Workday Learning.