Gestion des utilisateurs

🤹 Que signifie “synchroniser” un utilisateur ?

Elba récupère la liste de tous les utilisateurs de votre Identity Provider (IdP), mais sans doute que vous ne souhaitez pas qu’ils utilisent tous elba (certains de ces utilisateurs peuvent par exemple correspondre à des adresses génériques).

C’est pourquoi vous avez la possibilité de sélectionner les utilisateurs que vous souhaitez voir sur elba. C’est à cela que sert la “synchronisation” : sélectionner les utilisateurs qui sont pertinents pour elba.

Mais les utilisateurs synchronisés ne seront invités à rejoindre elba que lorsque vous aurez activé au moins un module. Lorsqu’un module est activé sur elba (par exemple, le module de Training), les utilisateurs synchronisés seront invités à rejoindre la plateforme ; les non synchronisés ne seront pas invités.

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💌 Quand et comment synchroniser vos utilisateurs ?

Vous pouvez synchroniser vos utilisateurs à 3 moments différents.

Création du workspace

La première possibilité pour synchroniser vos utilisateurs se trouve au moment de la création de votre workspace, si vous avez déjà une bonne compréhension du fonctionnement d’elba (vous trouverez les étapes détaillés ici).

Activation d’un module

Vous pouvez également synchroniser vos utilisateurs après avoir activé un module. Prenons le module de Training par exemple ; après l’avoir configuré, vous aurez la possibilité de synchroniser vos utilisateurs. Veuillez noter que puisque vous aurez activé un module, la synchronisation déclenchera l’envoi d’invitations auprès des utilisateurs synchronisés.

Gestion des utilisateurs

Enfin, vous pouvez synchroniser les utilisateurs directement depuis l’onglet “Utilisateurs”. De la même manière, si vous n’avez pas activé de module, aucune invitation ne sera envoyé au moment de la synchronisation. En revanche, si au moins un module a été activé, une invitation sera envoyée aux utilisateurs nouvellement synchronisés.

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🤹 Gérer les utilisateurs synchronisés

Dans l’onglet “Utilisateurs”, vous pouvez modifier les rôles des utilisateurs synchronisés. Il y a trois rôles sur elba :

- Propriétaire : l’utilisateur ayant initialement créé le workspace, avec un accès aux portails administrateur et membre

- Administrateur : utilisateur avec un accès aux portails administrateur et membre

- Membre : utilisateur avec un accès au portail membre uniquement

Vous pouvez également désynchroniser des utilisateurs ; ils n’auront plus accès à elba, ne recevront plus de notifications et seront retirés des suivis.

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🪄 Créer des groupes sur elba

Les groupes sont utilisés de trois manières différentes sur elba :

- Pour synchroniser les utilisateurs en masse

- Pour suivre les scores de vos équipes

- Pour affecter des scénarios de phishing à des utilisateurs spécifiques

Sur elba, vous pouvez créer des groupes manuellement, ou les importer depuis votre Identity Provider (IdP).

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Création manuelle

Pour créer des groupes manuels, il vous suffit de cliquer sur “Créer un groupe” dans l’onglet “Groupes”. Le nom que vous donnerez au groupe ne sera visible que par les administrateurs.

Import depuis votre IdP

You can also import groups directly from your Identity provider; this feature is available for Google Workspace, M365 and Okta.

- Google Workspace: elba will retrieve users in Google Groups

- M365: elba will retrieve users inMicrosoft groups; for on premise M365 IdP instances, we recommend using Azure AD Connect

- Okta: elba will retrieve users in Okta groups

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